XLS таблицы могут весить несколько десятков мегабайт. Если для жесткого диска или даже самой небольшой флешки это не критично, то для скорости обработки самого файла – ощутимо. Более громоздкие файлы открываются медленнее, работать в них сложнее.
Предлагаем инструкцию, как можно уменьшить размер Excel-файла и ускорить работу с таблицами.
Уменьшить рабочую зону
Часто рабочая зона xls-файла не соответствует реальной. При открытии программа обрабатывает кучу пустых ячеек, которые не нужны для работы. Соответственно увеличивается и размер файла, и скорость работы в нем.
Откройте таблицу и нажмите клавиши Ctrl+End. Программа переместит вас на крайнюю строку, которую она считает рабочей. Сравните, где реально заканчивается ваша таблица и номер крайней ячейки.
Например, у вас таблица реально заканчивалась на 667 строке, а после нажатия клавиш Ctrl+End нас переместили на 1971 строку. Выходит, что 1304 строки нам не нужны, но программа считает их рабочими – и обрабатывает при открытии.
Нам нужно удалить лишние строки и ячейки. Кликаем на первую пустую ячейку под таблицей, нажимаем комбинацию клавиш Ctrl+Shift и стрелку вниз. Так выделятся все пустые строки. Забавно, что у нас выделилось более 60 тысяч строк, а не до 1971.
Кликаем правой кнопкой мышки на выделенную область и нажимаем «Удалить». Пользуйтесь только таким способом удаления, не нажимайте клавишу Del. Потому что с клавишей Delete удаляется только содержимое таблицы, но не сама таблица.
После этого появится сообщение, где мы выбираем «Строку» и нажимаем ОК.
Размер файла должен уменьшиться, и время на его обработку тоже сократится.
Лишнее форматирование
Сделайте таблицу с минимальным форматированием. Если специфика работы не требует выделения ячеек другим цветом и другой наглядности, откажитесь от этого. Даже выделение текста жирным шрифтом или курсивом – уже на несколько десятых килобайт утяжеляет таблицу.
То же касается, если таблица с картинками. Удалите лишние изображения.
Сжатие изображений
Но если все-таки нельзя удалить картинку или фото из документа, ее можно сжать. Выделяем изображение и кликаем на вкладку «Формат». Здесь нам нужно выбрать пункт «Сжать рисунки».
Выставляем настройки так, как показано на скриншоте, и нажимаем «ОК».
Качество изображение почти не изменилось, но его размер сократился. Так можно проделать и с другими картинками в таблице.
Удаление ссылок
Внутренние и внешние ссылки таблицы утяжеляют файл. Избавьтесь по возможности от них. Но делать это нужно осторожно: если ссылки в таблице динамические и будут изменяться со временем, удалять такое содержимое нельзя. Если же таблица содержит статические данные, которые не будут изменяться, удалите ссылки (замените их на статические).
Выделяем область ссылок. Копируем их клавишами Ctrl+C, а затем кликаем правой кнопкой мышки по выделенной области. Выбираем в параметрах вставках пункт «Значение» (обозначено на скриншоте).
Сохраняем файл в другом формате
Формат XLS – несколько устаревший, потому что сейчас новые версии Excel используют сжатый формат XLSX (по аналогии с вордом – docx). Чтобы сохранить файл в другом формате, кликните вверху таблицы контекстное меню «Файл» и нажмите «Сохранить как».
Сохраните файл на компьютер, выбрав тип файла «Книга Excel». Таблица сохранится в новом расширении xlsx и будет весить меньше. Для сравнения: наш файл xls весил чуть больше 200 Кб, а новый xlsx более чем в два раза меньше – 78 Кб.
Сжатие файлов онлайн
Можно воспользоваться онлайн-сервисами, которые предлагают сжать эксель файл. Один из таких – Wecompress (https://www.wecompress.com/ru/). Заходим на главную страницу и выбираем файл, нажав на плюсик.
Дождитесь окончания сжатия. Чем больше размер файла, тем дольше это займет времени.
В нашем случае сервис вообще не нашел элементов, которые можно сжать, о чем мы увидели сообщение.
Попробуем взять таблицу с изображением, чтобы посмотреть, как качественно работает сервис.
Мы загрузили файл размером 856 Кб, а вышло в итоге 356 Кб. Сервис быстро удалил ровно 500 Кб лишнего объема.
Кстати, можно установить расширение Wecompress для браузера Google Chrome.
Итоги
Итак, сжать таблицу Excel можно с помощью 6 способов:
- удалить лишнее форматирование;
- удалить пустые строки и ячейки;
- убрать ссылки или сделать их статичными;
- сжать изображения внутри таблицы;
- изменить разрешение файла на xlsx;
- воспользоваться онлайн-сервисом и сжать файл.
Воспользуйтесь одним из способов, чтобы уменьшить объем excel файла и ускорить работу с таблицами.
Читайте еще много полезных статей о программе Excel:
Как сделать диаграмму Ганта в Excel.
