Благодаря программе Майкрософт Эксель современный пользователь может делать несложные сводные таблицы. У вас есть возможность не только компоновать огромные объемы данных, которые находятся в других таблицах, а и создавать глобальные комплексные техотчеты.
Сводные таблицы в Эксель
Основное преимущество суммарных таблиц в том, что при изменении какой-либо информации на связанных страницах, сведения в общей таблице автоматически обновятся. Это помогает значительно упростить и ускорить работу с большими объемами информации. Далее в статье будет описываться процесс создания сводных таблиц с помощью Майкрософт Эксель.
Стандартный способ создания сводной таблицы
В этой статье будет рассматриваться процедура создания таблицы в версии Эксель 2010-го года. Для других разновидностей программы процесс будет абсолютно аналогичен.
Читайте также:
Как добавить новую строку в таблице в программе Excel
Объединить таблицы таблицами в ворде
Как сделать диаграмму в программе Microsoft Excel
Как подписать оси диаграммы в Excel
Для примера рассматривается таблица со сформированным объемом заработной платы сотрудникам предприятия. Из информации известны ФИО, категория, дата начисления средств, пол работников и общая сумма к выплате. Необходимо будет распределить всю информацию в одну общую таблицу. Обратите внимание, расчеты будут вестись только за 3 квартал года.
Для начала необходимо сделать из обычной таблицы динамическую. Таким образом, если какая-либо информация будет добавляться, она автоматически отобразится в таблице для расчета данных. Чтобы выполнить такую процедуру, проделайте следующие шаги:
- Наведите курсор мыши на любую ячейку, которая имеется в таблице.
- Перейдите в раздел «Стили» и разверните строку «Форматировать как таблицу». Выберите любой стиль и установите его.
- В отобразившемся окне впишите место расположения таблицы, после чего кликните на пункт «Ок». Вы можете выбирать абсолютно любые удобные координаты.
- После выполнения этих действий таблица станет динамичной и приобретет функцию автоматического растягивания.
- На этом же этапе проекту присваивается название, которое при необходимости можно изменить в разделе «Конструктор».
- Теперь можно приступать непосредственно к созданию самой суммарной таблицы. Перейдите в раздел «Вставка» и нажмите пункт «Сводная таблица».
- В развернутом меню выберите один из двух предложенных вариантов. В рассматриваемом случае нужно указать пункт «Сводная таблица».
- Далее перед вами отобразится маленькое окошко, в котором вам предложат выбрать имя и диапазон таблицы. Если вас устраивает уже указанное значение, ничего менять не нужно.
- Внизу укажите, куда следует поместить таблицу, на новый или существующий лист. Далее просто нажмите на кнопку «Ок».
- На листе откроется форма создания общей таблицы. Справа от рабочего поля программы находится список полей, а под ним расположены такие области: фильтр, значение наименования строк и столбцов.
- Выберите необходимые ячейки и перетащите их в соответствующие области. Здесь нет четкого алгоритма, все зависит от расположения информации в источнике.
- Конкретно для этого примера: пол и дата должны находиться в области «Фильтр», категория – «Столбцы», имя – «Строки», сумма ЗП – «Значение».
Параметры таблицы
В начале статьи упоминалось, что вычисления должны быть сделаны исключительно за третий квартал, а в итоговой таблице отображается весь год. Чтобы это исправить, проделайте такие действия:
- Нажмите на кнопку, которая находится возле пункта «Дата».
- В отобразившемся окне поставьте флажок возле значения «Выделить несколько…».
- Уберите флажки, которые расположены напротив всех дат, не относящихся к третьему кварталу, и кликните на клавишу «Ок».
- По такому же принципу можно выбрать определенный пол для отчета.
- При необходимости вы можете поменять поля местами. Для этого в разделе «Параметры» необходимо перейти в блок «Список полей», и просто переставить их между собой.
- После выполнения этих действий у вас появится деление по месяцам и возможность сортировать информацию по категории сотрудников.
- При необходимости можно выставить дату выше имени, в таком случае числа выплат будут подразделяться на ФИО персонала.
- Если вам необходимо превратить числа в гистограмму, выделите ячейку, в которой находится сумма, и откройте раздел «Главная».
- После этого необходимо кликнуть на надпись «Условное форматирование» и, развернув строку «Гистограммы», выбрать понравившуюся заливку.
- Получилось, что правило форматирования отобразилось только для одной ячейки. Если вы хотите применить его ко всем полям, разверните появившийся значок рядом с числом и в контекстном меню установите флажок возле строки «Ко всем ячейкам…».
Встроенный инструмент системы
Есть еще один метод, с помощью которого можно разработать подобную таблицу. Это применение опции – «Мастер сводных таблиц». Вам нужно заранее перенести команду на «Панель быстрого доступа» и выполнить такие действия:
- Перейдите во вкладку «Файл» и в появившемся списке выберите строку «Параметры».
- Перед вами появится новая вкладка, в которой слева необходимо отметить пункт «Панель быстрого доступа».
- Из левого столбца в перечне выберите «Мастер сводных таблиц и диаграмм», и нажмите на пункт «Добавить». Для окончания переноса кликните на клавишу «Ок».
Когда вы совершите эти шаги, на верхней панели отобразится новая иконка в конце списка. Кликните на нее ЛКМ, чтобы приступить к работе с помощью стандартной опции, и выполните следующие действия:
- В «Шаге 1» определите, где находятся данные, которые будут применяться во время формирования таблицы, и определите вид отчета, после чего кликните на пункт «Далее».
- На втором этапе можно указать диапазон исходных данных, но в описанном в статье примере эти действия предпринимать нет необходимости, поэтому просто нажмите «Далее».
- В последнем шаге необходимо выбрать место расположения создаваемой таблицы, затем подтвердите свои действия кнопкой «Готово».
- После выполнения этих шагов откроется точно такой же документ, который был описан в предыдущем способе.
- Для заполнения суммарной таблицы выполните такие же действия, которые описывались в стандартном способе создания таблицы.
Заключение
Как видите, сделать суммарную таблицу достаточно просто как с помощью определенной клавиши на ленте, так и применяя опцию «Мастер сводных таблиц». Зачастую достаточно тех возможностей, которые доступны при стандартном методе разработки таблиц, но если вам необходим более широкий функционал, лучше отдать предпочтение специальному инструменту. Благодаря суммарным таблицам вы сможете группировать данные в отчеты по любым указанным вами в параметрах критериям.
