Відстеження роботи — ключова умова успіху її виконання. Контроль проекту забезпечує ретельний підхід до управління ризиками. Завчасне виявлення потенційних проблем, постійний моніторинг, розробка планів на випадок непередбачених ситуацій стають запорукою зменшення негативного впливу на план реалізації проекту і бюджет. Контроль допомагає запобігти ризикам у майбутньому.
Основні етапи контролю виконання проекту
Високі результати досягаються шляхом:
- Планування контрольних заходів. Крок передбачає врахування очікувань замовника. План використовується протягом усього процесу роботи і передбачає всебічний моніторинг.
- Визначення критеріїв успіху. Важливо забезпечити структуру, яка дозволить почати, ефективно виконати та успішно завершити проект. Критерії допомагають членам команди, які працюють над завданнями, орієнтуватися на результат, спрямовувати зусилля в потрібному руслі.
- Системи моніторингу та вимірювання прогресу. Засоби допомагають уникнути проблем, усунути наявні труднощі, затримки, невідповідності тощо.
В результаті команда успішно проходить перевірку етапів виконання проекту, досягає високих результатів і виконує завдання згідно з дедлайном.
Вибір правильних інструментів контролю
Послідовність кроків допоможе не помилитися:
- Визначити потреби в управлінні.
- Вибрати варіант, який відповідає меті, об’єму, специфіці проекту.
- Протестувати конкретний інструмент.
- Оцінити вартість.
- Призначити відповідальну особу.
- Впровадити вибрану платформу.
Програмне забезпечення для контролю проектів має відповідати ключовим потребам. Завдяки цьому можна повною мірою досягти поставленої мети, уникнути помилок. Використання ключових показників ефективності сприяє організації співробітництва команди розробників з замовником та керівником. Автоматизація процесів контролю збереже робочий час і забезпечить продуктивність.
Оптимізація контрольного процесу
Коли команда починає роботу над новим проектом, не обов’язково шукати відповідні інструменти контролю. Можна скористатися наявними можливостями. Їх перевага полягає у перевірці на практиці. Якщо конкретні інструменти довели власну користь і життєздатність, варто застосувати їх до нового проекту.
Використовуючи знайомі методи, варто не забувати про необхідність удосконалення. З кожним новим проектом додається нова інформація. Варто систематизувати процеси контролю та впроваджувати у діяльність команди. Завдяки взаємодії з зацікавленими сторонами можна ввести до наявної структури нові критерії оцінки діяльності та виконання проекту. Різноманіття дозволить якнайповніше з’ясовувати, в чому полягають проблеми, як їх усунути, щоб робота велася безперебійно згідно з дедлайном.
Резюме
Виконання проектів неможливе без систематичного контролю. За встановленими критеріями виконується оцінка діяльності компанії. Враховуються цілі, об’єм, мета, фінальний результат. Успішний проект передбачає планування контрольних заходів, визначення критеріїв успіху, застосування систем моніторингу відповідно до потреб та специфіки діяльності компанії-виконавця.
