Во время быстрого набора текста или других данных можно легко совершить ошибку по невнимательности или по неосторожности. Искать опечатки в большом документе вручную бывает утомительно, плюс, некоторые символы могут отсутствовать на клавиатуре. Часто такие символы могут заменяться пользователем на похожие внешне, например, “(е)” обычно означает знак евро. В Excel и других офисных продуктах от Майкрософт есть инструменты автоматической замены символов.
Как работает автоматическая замена символов в Excel
По умолчанию автоматическая замена символов в Excel должна быть включена. В памяти программы хранится перечень распространенных ошибок, а также популярных сокращений по типу (e) — €. Если программа видит ошибку или комбинацию, которая есть в ее памяти, то она автоматически производит замену на тот символ или слово, что записано в ее памяти.
Обычно Excel исправляет следующие типы ошибок: начало предложения со строчной буквы, две прописные буквы в слове подряд, неправильная раскладка Caps Lock, целый ряд других типичных опечаток и ошибок. Последнее желательно настроить дополнительно.
Как включить или отключить автозамену символов в Excel
Обычно автоматическая замена символов в Excel по умолчанию включена, но если вам она не требуется или вы ранее отключали, то вы можете ее включить/отключить через настройки программы. Отключение может потребоваться в случае, если требуется писать сокращения, которые Excel автоматически исправляет на другие символы, заложенные в памяти программы.
Читайте также:
Считаем среднее значение в Microsoft Excel
Что такое абсолютные и относительные ссылки в Excel
Сортировка и фильтрация данных в Microsoft Excel
Вставляем таблицу из Word в Excel
Давайте рассмотрим, как включить или отключить автоматическую замену символов в Excel:
- Откройте раздел “Файл”, нажав по одноименной кнопке в верхней части интерфейса программы.
- В левой части интерфейса выберите пункт “Параметры”.
- Откроется окно более подробной настройки параметров. Там, в левой части переключитесь в подраздел “Правописание”.
- Найдите и нажмите по кнопке “Параметры автозамены”.
- В открывшемся окне параметров ищем пункт “Заменять при вводе”. Снимаем с него галочку и жмем на кнопку “OK”. Для включения же автоматической замены требуется снова установить галочку напротив данного пункта и применить изменения.
Автозамена на даты
Еще в Excel по умолчанию включена автоматическая замена на даты. Она срабатывает на некоторые числа с точками. Часто это бывает очень неудобно. Полностью отключать автоматическую замену во всей программы для избавления от проблемы не обязательно. Достаточно просто сменить формат ячеек, в которых будут записаны числа с точками:
- Выделите перечень ячеек, в которые будете записывать числа с точками. Если нужно выделить ячейки, находящиеся в разных частях таблицы, то зажмите клавишу Ctrl и выделяйте необходимые ячейки. Так вы сэкономите время и не выделите те ячейки, которые вам не нужны.
- У выделенных ячеек нужно заменить формат на “Текстовый”. Это можно сделать прямо в верхней панели управления, кликнув по области, выделенной на скриншоте.
- Из контекстного меню выберите вариант “Текстовый”.
- Когда заполните ячейки нужными цифрами, то можете указать другой формат ячеек, например, числовой. После смены формата автоматическая замена производиться не будет.
Настройка списка автоматической замены в Excel
Вы можете настроить функцию автоматической замены в Excel полностью под свои потребности. Плюс, у вас есть возможность добавить дополнительные слова и выражения, которые подлежат автоматической замене. Редактирования автоматической замены символов в Excel происходит следующим образом:
- Откройте окошко с параметрами автоматической замены. Подробно про то, как это сделать мы писали в первой инструкции статьи.
- В поле “Заменять” указываем набор символов, который будет восприниматься программой как ошибочный. В поле “На” пишем слово или символ, на которое будет происходить замена. Чтобы прописанное слово/сочетание сохранилось в памяти программы, кликните по кнопке “Добавить”.
- Также обратите внимание на вкладку “Автозамена математическими символами”. Здесь представлен список значений, заменяемых на математические символы при вводе. Дополнительно здесь есть и обычные символы, например, троеточие. Имеется и несколько встроенных значений, например, “\alpha” при вводе автоматически преобразуется в символ α. Вы можете заменить имеющиеся сокращения или добавить свои собственные.
- Вы можете удалить любое сочетание, внесенное в данные словари, в том числе и то, что уже есть здесь по умолчанию. Для этого выделите нужную запись и нажмите кнопку “Удалить”.
- Дополнительно обратите внимание на особые параметры, перечень которых находится над списком словосочетаний. Вы можете отключать или включать данные параметры.
- Для применения внесенных настроек нажмите кнопку “Ок”.
Настройка исключений
Не все символы или внесенные слова требуется автоматически заменять. Разработчики программы об этом тоже осведомлены, поэтому добавили для инструмента список слов-исключений. Здесь вы тоже можете добавить что-нибудь от себя или удалить вставленные исключения.
- Запустите окошко настройки автоматической замены. Там нажмите по кнопке “Исключения” для перехода к соответствующим настройкам.
- Здесь есть разделение на две категории: исключение по первой букве в слове и исключение с двумя прописными в слове. В первом случае речь идет о словах, после которых точка, не означает конец предложения, и то, что следующее слово должно начинаться с прописной буквы. Во втором располагаются исключения, в которых не нужно заменять две прописные буквы подряд.
- Добавление исключение происходит по тому же принципу, что и обычные слова/сочетания для автоматической замены.
Как видите, инструмент автоматической замены очень полезен при работе с большими объемами данных в Excel, но иногда может и мешать. Хорошо, что его можно гибко настроить под свои потребности.
