Сортировка и фильтрация данных в Microsoft Excel

Чтобы удобнее было работать с большими массивами данных, их нужно упорядочивать по разным признакам, создавать категории и подкатегории. Некоторые цели не подразумевают использование всего массива данных, а только некоторые строки и/или категории данных. Дабы избежать путаницы и лишней траты времени на «вычленение» нужных типов данных, рекомендуется сделать их фильтрацию и сортировку. Благо Excel обладает всеми необходимыми инструментами для этого.

Как отсортировать отфильтровать данные в таблице Excel

В этой программе предусмотрено множество инструментов для работы с большими данными. Доступна сортировка от самых простых до самых сложных параметров, для реализации которой уже потребуется какой-никакой опыт работы с программой Excel.

Рассмотрим разные варианты сортировки данных.

Вариант 1: Простая сортировка данных

С помощью этого варианта можно выполнить только самую простую сортировку данных, например, расставить их в алфавитном порядке, в порядке убывания/возрастания и т.д.

Рассмотрим в качестве примера сортировку сотрудников по фамилиям в алфавитном порядке:

  1. Запустите документ с нужной таблицей. Здесь нужно будет выделить те ячейки и столбцы таблицы, которые требуется рассортировать.

    Подсказка. Для выбора всего столбца, необязательно его выделять полностью. Достаточно просто нажать на соответствующую ячейку в верхней части столбца.

  2. Откройте в верхней части табличного редактора вкладку «Главная», если таковая не была открыта по умолчанию.
  3. Здесь нужно обратить внимание на блок инструментов «Редактирование». Нажмите на кнопку «Сортировка и фильтр».
  4. В нашем случае из выпавшего списка выбирайте «Сортировка от А до Я».
  5. Если требуется сортировка в обратном порядке, то выбирайте из выпавшего меню пункт «Сортировка от Я до А».

Стоит отметить некоторые особенности работы этого инструмента сортировки:

  • Пункты настроек «От А до Я» и «От Я до А» указываются в том случае, если в ячейках в первую очередь идёт текстовая информация;
  • Если в ячейках в первую очередь расположены числовые значения, то пункты меняются на «От минимальному к максимальному» и «От максимального к минимальному»;
  • Если в ячейках присутствуют даты, то пункты будут изменены на «Сортировка от старых к новым» и «Сортировка от новых к старым».

Это была самая простая сортировка информации в Excel. Однако существует возможность настроить и более продвинутое распределение.

Вариант 2: Настраиваемая сортировка

В этом случае можно проводить настройку более сложного распределения. Например, нам нужно, чтобы данные в таблицы располагались в алфавитном порядке, а при совпадении имён, чтобы те выстраивались по датам.

Рассмотрим, как можно реализовать задуманное:

  1. Снова выделите нужные диапазоны данных и нажмите по инструменту «Сортировка и фильтрация».
  2. В контекстном меню перейдите в «Настраиваемая сортировка».
  3. Будет открыто окошко настройки сортировок. Там обязательно нужно установить галочку у «Мои данные содержат заголовки». Не нужно её ставить только в том случае, если столбцы с информацией не имеют заголовков, типа «Дата», «Пол», «Имя» и т.д.
  4. Обратите внимание на поле «Столбец». Туда надо написать наименование столбца, по которому и происходит сортировка. Так как мы сортируем данные в первую очередь по именам, то прописываем там «Имя».
  5. Поле «Сортировка» отвечает за тип контента, по которому и будет сортироваться информация. Здесь есть четыре варианта:
    • Значения;
    • Цвет ячейки;
    • Цвет шрифта;
    • Значок ячейки.
  6. В нашем случае будем использовать первый вариант, который и так стоит там по умолчанию. В большинстве случаев он походит, поэтому менять его необязательно.
  7. В поле «Порядок» нужно указать значение «От А до Я».

Таким образом вы настроили сортировку по алфавиту, как мы это делали в предыдущей инструкции. Однако в текущей ситуации таблицу нужно сортировать не только по алфавиту, но и по значению дат, если имена будут попадаться одинаковые имена. Это настраивается с помощью добавления ещё одного условия:

  1. В верхней левой части окна нажмите на кнопку «Добавить уровень».
  2. Появится ещё один набор полей, который во многом похож на предыдущий. Однако в данном случае сортировка происходит по столбцу «Дата». Его наименование и нужно прописать в соответствующее поле.
  3. В поле «Сортировка» также оставляете «Значения».
  4. В поле «Порядок» на сей раз нужно прописать «От старых к новым», так как у нас присутствуют в выбранном столбце даты.
  5. На этом процесс сортировки можно считать завершённым. Жмите «Ок», чтобы подтвердить настройки.

После проделывания подобных манипуляций всё будет сортировано в нужном нам формате – в алфавитном порядке, а при совпадении имён вверх будут попадать те, что были добавлены в таблицу раньше (если верить столбцу «Дата»).

Также вкратце рассмотрим некоторые дополнительные возможности настраиваемой сортировки. Например, можно выполнять сортировку не по столбцам, а по строкам. Настраивается такая сортировка следующим образом:

  1. Откройте окошко настройки сортировки по инструкции, которая была приведена выше. Там воспользуйтесь кнопкой «Параметры», что расположена в верхней части интерфейса.
  2. Будет вызвано окошко «Параметры сортировки». Там просто нужно переставить маркер с «Столбцы диапазона» на «Строки диапазона». Нажмите «Ок» для применения.
  3. Настройка происходит аналогичным образом, как и в первом случае, то только в графе «Строка» нужно написать номер строки.

В контексте используемой таблицы для примера вариант сортировки по строкам практически бесполезен. Однако в других случаях он может быть оправдан.

Вариант 3: Настройка фильтрации

Эта функция уже несколько отличается от рассмотренных ранее. Например, она позволяет разбивать данные по отдельным категориям, которые можно при необходимости скрыть. Скрытые данные не исчезают из таблицы и могут быть возвращены в обычный режим и снова скрыты без каких-либо последствий.

Использование данной функции происходит по следующей инструкции:

  1. Использование этой функции возможно, если выбрать любую ячейку в таблице. Лучше, конечно, выбирать заголовок столбца.
  2. После этого нажмите по кнопке «Сортировка и фильтр». Из контекстного меню нужно выбрать «Фильтр». Также его можно вызвать, воспользовавшись сочетанием клавиш Ctrl+Shift+L.
  3. Напротив всех столбцов с заголовка появились иконки в виде квадрата со стрелками. Кликните по кнопке того столбца, который вам нужно отсортировать.
  4. Откроется всплывающее окошко с настройками. Для примера оставим данные только какого-то одного работника, а остальных скроем. Чтобы это реализовать, снимите галочки с ненужных элементов.
  5. Закончив с выделением нужных сотрудников, жмите на «Ок».

Как видим, в таблице остались данные только одного работника. Давайте сделаем дополнительную фильтрацию по датам, чтобы усложнить задачу и более подробно рассмотреть возможности данного инструмента:

  1. Напротив столбца «Дата» нажмите на иконку в виде стрелки.
  2. Во всплывающем окошке оставьте галочки только на тех датах, которые вы хотите видеть в отчёте.
  3. Нажмите «Ок» для применения фильтра и отображения изменённой таблицы.

Если требуется отменить фильтры или внести в них какие-либо изменения, то просто проделайте следующее:

  1. Напротив названия нужного столбца нажмите по иконке фильтра. Наличие таковой означает, что к данному столбцу уже применён фильтр.
  2. Здесь можно внести изменения в настройки, например, выбрать другую дату и/или другого сотрудника. После нажатия на «Ок» перед вами будут отображены данные указанного сотрудника.
  3. Если вам требуется совсем удалить фильтр, жмите на кнопку «Удалить фильтр с (название столбца)».
  4. При условии, что в таблице много фильтров, сбрасывать каждый вручную будут слишком долго по времени. В качестве альтернативы просто нажмите по кнопке «Сортировка и фильтр», а там выберите пункт «Очистить».

Дополнительно следует заметить, что после того, как мы включили функцию «Фильтр», то при нажатии на соответствующий значок в ячейках шапки таблицы, в появившемся меню становятся доступны функции сортировки, о которых мы говорили выше: «Сортировка от А до Я», «Сортировка от Я до А», и «Сортировка по цвету».

Вариант 4: Настройка «Умной таблицы»

В Excel существует отдельный тип таблиц, так называемые «Умные таблицы». В отличии от обычных они предоставляют больше возможности по автоматизации работы с данными и сортировки таковых.

Читайте также:
Умная таблица в Excel (Эксель): создание и использование
Расширенный фильтр в Excel — как пользоваться
Как в Повер Поинте (PowerPoint) сделать таблицу — инструкция
Какие бывают графики в Excel — подробное описание

Чтобы создать «умную таблицу», нужно проделать следующие действия:

  1. Выделите всю область с данными, которую собираетесь преобразовать в таблицу такого типа.
  2. Во вкладке «Главная» воспользуйтесь пунктом «Форматировать как таблицу». Этот инструмент расположен в блоке «Стили».
  3. Из предложенных вариантов цветового оформления таблицы можете выбрать любой. Это никак не повлияет на функционал, а только на внешний вид.
  4. После проделанных действий должно открыться окошко, в котором можно поменять координаты таблицы. Если до этого вы делали выделение, то ничего в этом окошке дополнительно настраивать не требуется. Однако, если вы при выделении допустили где-то ошибку, то её можно будет легко исправить в этом окне.
  5. После применения стиля вы можете видеть, что таблица внешне сильно преобразилась в соответствии с тем стилем, что был выбран ранее. Для дальнейшей работы откройте вкладку «Вставка».
  6. Там нужно будет воспользоваться кнопкой «Таблица».
  7. Снова откроется окошко для указания координат. Здесь ничего менять не нужно, просто жмите на «Ок».
  8. После проделанных процедур у столбцов таблицы должны появится иконки фильтров, как это было в способе, где описывалось создание фильтров.
  9. При нажатии на одну из таковых иконок появляется интерфейс «Сортировка и фильтр». Здесь функционал и интерфейс то же не будет отличаться от того, который рассматривался в способе с созданием фильтров для ячеек.

По сути, «умная таблица» является некоторой «модернизацией» способа с фильтрацией. Основное отличие в том, что если там вы делали для каждого столбца и ячейки свой фильтр и настраивали его, то здесь достаточно выделить область и программа автоматически настроит всё как нужно. Правда, бывают и исключения, когда программа определяет столбцы/строки некорректно, но это уже больше зависит от индивидуальных особенностей таблицы.

Инструменты сортировки и фильтрации данных в программе Excel способны значительно упростить жизнь среднего пользователя программой. Особую актуальность эти инструменты обретают в случае, если в таблице используются большие объёмы данных.

Понравилась статья? Поделиться с друзьями:
Задайте вопрос или оставьте свое мнение

Нажимая на кнопку "Отправить комментарий", я даю согласие на обработку персональных данных и принимаю политику конфиденциальности.
Adblock
detector