Чтобы удобнее было работать с большими массивами данных, их нужно упорядочивать по разным признакам, создавать категории и подкатегории. Некоторые цели не подразумевают использование всего массива данных, а только некоторые строки и/или категории данных. Дабы избежать путаницы и лишней траты времени на «вычленение» нужных типов данных, рекомендуется сделать их фильтрацию и сортировку. Благо Excel обладает всеми необходимыми инструментами для этого.
Как отсортировать отфильтровать данные в таблице Excel
В этой программе предусмотрено множество инструментов для работы с большими данными. Доступна сортировка от самых простых до самых сложных параметров, для реализации которой уже потребуется какой-никакой опыт работы с программой Excel.
Рассмотрим разные варианты сортировки данных.
Вариант 1: Простая сортировка данных
С помощью этого варианта можно выполнить только самую простую сортировку данных, например, расставить их в алфавитном порядке, в порядке убывания/возрастания и т.д.
Рассмотрим в качестве примера сортировку сотрудников по фамилиям в алфавитном порядке:
- Запустите документ с нужной таблицей. Здесь нужно будет выделить те ячейки и столбцы таблицы, которые требуется рассортировать.
Подсказка. Для выбора всего столбца, необязательно его выделять полностью. Достаточно просто нажать на соответствующую ячейку в верхней части столбца.
- Откройте в верхней части табличного редактора вкладку «Главная», если таковая не была открыта по умолчанию.
- Здесь нужно обратить внимание на блок инструментов «Редактирование». Нажмите на кнопку «Сортировка и фильтр».
- В нашем случае из выпавшего списка выбирайте «Сортировка от А до Я».
- Если требуется сортировка в обратном порядке, то выбирайте из выпавшего меню пункт «Сортировка от Я до А».
Стоит отметить некоторые особенности работы этого инструмента сортировки:
- Пункты настроек «От А до Я» и «От Я до А» указываются в том случае, если в ячейках в первую очередь идёт текстовая информация;
- Если в ячейках в первую очередь расположены числовые значения, то пункты меняются на «От минимальному к максимальному» и «От максимального к минимальному»;
- Если в ячейках присутствуют даты, то пункты будут изменены на «Сортировка от старых к новым» и «Сортировка от новых к старым».
Это была самая простая сортировка информации в Excel. Однако существует возможность настроить и более продвинутое распределение.
Вариант 2: Настраиваемая сортировка
В этом случае можно проводить настройку более сложного распределения. Например, нам нужно, чтобы данные в таблицы располагались в алфавитном порядке, а при совпадении имён, чтобы те выстраивались по датам.
Рассмотрим, как можно реализовать задуманное:
- Снова выделите нужные диапазоны данных и нажмите по инструменту «Сортировка и фильтрация».
- В контекстном меню перейдите в «Настраиваемая сортировка».
- Будет открыто окошко настройки сортировок. Там обязательно нужно установить галочку у «Мои данные содержат заголовки». Не нужно её ставить только в том случае, если столбцы с информацией не имеют заголовков, типа «Дата», «Пол», «Имя» и т.д.
- Обратите внимание на поле «Столбец». Туда надо написать наименование столбца, по которому и происходит сортировка. Так как мы сортируем данные в первую очередь по именам, то прописываем там «Имя».
- Поле «Сортировка» отвечает за тип контента, по которому и будет сортироваться информация. Здесь есть четыре варианта:
- Значения;
- Цвет ячейки;
- Цвет шрифта;
- Значок ячейки.
- В нашем случае будем использовать первый вариант, который и так стоит там по умолчанию. В большинстве случаев он походит, поэтому менять его необязательно.
- В поле «Порядок» нужно указать значение «От А до Я».
Таким образом вы настроили сортировку по алфавиту, как мы это делали в предыдущей инструкции. Однако в текущей ситуации таблицу нужно сортировать не только по алфавиту, но и по значению дат, если имена будут попадаться одинаковые имена. Это настраивается с помощью добавления ещё одного условия:
- В верхней левой части окна нажмите на кнопку «Добавить уровень».
- Появится ещё один набор полей, который во многом похож на предыдущий. Однако в данном случае сортировка происходит по столбцу «Дата». Его наименование и нужно прописать в соответствующее поле.
- В поле «Сортировка» также оставляете «Значения».
- В поле «Порядок» на сей раз нужно прописать «От старых к новым», так как у нас присутствуют в выбранном столбце даты.
- На этом процесс сортировки можно считать завершённым. Жмите «Ок», чтобы подтвердить настройки.
После проделывания подобных манипуляций всё будет сортировано в нужном нам формате – в алфавитном порядке, а при совпадении имён вверх будут попадать те, что были добавлены в таблицу раньше (если верить столбцу «Дата»).
Также вкратце рассмотрим некоторые дополнительные возможности настраиваемой сортировки. Например, можно выполнять сортировку не по столбцам, а по строкам. Настраивается такая сортировка следующим образом:
- Откройте окошко настройки сортировки по инструкции, которая была приведена выше. Там воспользуйтесь кнопкой «Параметры», что расположена в верхней части интерфейса.
- Будет вызвано окошко «Параметры сортировки». Там просто нужно переставить маркер с «Столбцы диапазона» на «Строки диапазона». Нажмите «Ок» для применения.
- Настройка происходит аналогичным образом, как и в первом случае, то только в графе «Строка» нужно написать номер строки.
В контексте используемой таблицы для примера вариант сортировки по строкам практически бесполезен. Однако в других случаях он может быть оправдан.
Вариант 3: Настройка фильтрации
Эта функция уже несколько отличается от рассмотренных ранее. Например, она позволяет разбивать данные по отдельным категориям, которые можно при необходимости скрыть. Скрытые данные не исчезают из таблицы и могут быть возвращены в обычный режим и снова скрыты без каких-либо последствий.
Использование данной функции происходит по следующей инструкции:
- Использование этой функции возможно, если выбрать любую ячейку в таблице. Лучше, конечно, выбирать заголовок столбца.
- После этого нажмите по кнопке «Сортировка и фильтр». Из контекстного меню нужно выбрать «Фильтр». Также его можно вызвать, воспользовавшись сочетанием клавиш Ctrl+Shift+L.
- Напротив всех столбцов с заголовка появились иконки в виде квадрата со стрелками. Кликните по кнопке того столбца, который вам нужно отсортировать.
- Откроется всплывающее окошко с настройками. Для примера оставим данные только какого-то одного работника, а остальных скроем. Чтобы это реализовать, снимите галочки с ненужных элементов.
- Закончив с выделением нужных сотрудников, жмите на «Ок».
Как видим, в таблице остались данные только одного работника. Давайте сделаем дополнительную фильтрацию по датам, чтобы усложнить задачу и более подробно рассмотреть возможности данного инструмента:
- Напротив столбца «Дата» нажмите на иконку в виде стрелки.
- Во всплывающем окошке оставьте галочки только на тех датах, которые вы хотите видеть в отчёте.
- Нажмите «Ок» для применения фильтра и отображения изменённой таблицы.
Если требуется отменить фильтры или внести в них какие-либо изменения, то просто проделайте следующее:
- Напротив названия нужного столбца нажмите по иконке фильтра. Наличие таковой означает, что к данному столбцу уже применён фильтр.
- Здесь можно внести изменения в настройки, например, выбрать другую дату и/или другого сотрудника. После нажатия на «Ок» перед вами будут отображены данные указанного сотрудника.
- Если вам требуется совсем удалить фильтр, жмите на кнопку «Удалить фильтр с (название столбца)».
- При условии, что в таблице много фильтров, сбрасывать каждый вручную будут слишком долго по времени. В качестве альтернативы просто нажмите по кнопке «Сортировка и фильтр», а там выберите пункт «Очистить».
Дополнительно следует заметить, что после того, как мы включили функцию «Фильтр», то при нажатии на соответствующий значок в ячейках шапки таблицы, в появившемся меню становятся доступны функции сортировки, о которых мы говорили выше: «Сортировка от А до Я», «Сортировка от Я до А», и «Сортировка по цвету».
Вариант 4: Настройка «Умной таблицы»
В Excel существует отдельный тип таблиц, так называемые «Умные таблицы». В отличии от обычных они предоставляют больше возможности по автоматизации работы с данными и сортировки таковых.
Читайте также:
Умная таблица в Excel (Эксель): создание и использование
Расширенный фильтр в Excel — как пользоваться
Как в Повер Поинте (PowerPoint) сделать таблицу — инструкция
Какие бывают графики в Excel — подробное описание
Чтобы создать «умную таблицу», нужно проделать следующие действия:
- Выделите всю область с данными, которую собираетесь преобразовать в таблицу такого типа.
- Во вкладке «Главная» воспользуйтесь пунктом «Форматировать как таблицу». Этот инструмент расположен в блоке «Стили».
- Из предложенных вариантов цветового оформления таблицы можете выбрать любой. Это никак не повлияет на функционал, а только на внешний вид.
- После проделанных действий должно открыться окошко, в котором можно поменять координаты таблицы. Если до этого вы делали выделение, то ничего в этом окошке дополнительно настраивать не требуется. Однако, если вы при выделении допустили где-то ошибку, то её можно будет легко исправить в этом окне.
- После применения стиля вы можете видеть, что таблица внешне сильно преобразилась в соответствии с тем стилем, что был выбран ранее. Для дальнейшей работы откройте вкладку «Вставка».
- Там нужно будет воспользоваться кнопкой «Таблица».
- Снова откроется окошко для указания координат. Здесь ничего менять не нужно, просто жмите на «Ок».
- После проделанных процедур у столбцов таблицы должны появится иконки фильтров, как это было в способе, где описывалось создание фильтров.
- При нажатии на одну из таковых иконок появляется интерфейс «Сортировка и фильтр». Здесь функционал и интерфейс то же не будет отличаться от того, который рассматривался в способе с созданием фильтров для ячеек.
По сути, «умная таблица» является некоторой «модернизацией» способа с фильтрацией. Основное отличие в том, что если там вы делали для каждого столбца и ячейки свой фильтр и настраивали его, то здесь достаточно выделить область и программа автоматически настроит всё как нужно. Правда, бывают и исключения, когда программа определяет столбцы/строки некорректно, но это уже больше зависит от индивидуальных особенностей таблицы.
Инструменты сортировки и фильтрации данных в программе Excel способны значительно упростить жизнь среднего пользователя программой. Особую актуальность эти инструменты обретают в случае, если в таблице используются большие объёмы данных.
