Программа Excel разрабатывалась изначально для работы с таблицами, в том числе с таблицами, где представлено очень много разных данных. Чтобы было удобно работать с большими данными, требуется удобный фильтр для разбивки их на категории и сокрытия ненужных элементов или их выделения. Для этого разработчики программы предусмотрели функцию «Автофильтр», которая помогает отсеивать ненужные данные, оставляя только те, в которых пользователь нуждается на текущем этапе работы с документом.
В этой статье мы постараемся подробнее рассмотреть работу с «Автофильтром».
Что такое «Автофильтр» в Excel
«Автофильтр» — это один из инструментов фильтрации Excel. Его рекомендуется использовать в тех таблицах, где существуют заголовки у столбцов. Можно использовать и в таблицах иного вида, но корректность работы инструмента в таком случае не гарантирована.
Мы уже частично рассматривали эту функцию в статье, посвящённой распределению и группировке данных в программе Excel. Правда, там она была рассмотрена именно в контексте обычного фильтра.
Теперь пройдёмся по порядку по поводу работы именно с «Автофильтром».
Как включить «Автофильтр» в Excel
Чтобы начать с ним работать, вам его придётся для начала подключить. Делается это следующим образом:
- Для начала вам нужно открыть соответствующую таблицу в табличном редакторе MS Excel. Просто нажмите два раза левой кнопкой мыши по нужному файлу или перетащите его в рабочую область программы.
- Затем кликните по любой ячейке таблицы, чтобы программа её выбрала.
- После нажмите на кнопку «Сортировка и фильтр». Должно появится контекстное меню, откуда вы выбираете «Фильтр».
Примечание. В новых версиях Excel может не быть кнопки «Сортировка и фильтр» в полноэкранном режиме. Вместо неё должен находится блок с соответствующим названием. Здесь и будут расположены все необходимые кнопки.
- Аналогичным образом можно включить «Фильтр», если переместиться в раздел «Данные», который расположен в верхней части табличного редактора. Там нужно нажать по соответствующей кнопке.
- Когда фильтр будут включён у заголовков столбцов таблицы должны будут появиться специальные обозначения в виде стрелок в квадратах. Однако если в таблице нет чёткого обозначения заголовков у столбцов, то могут быть проблемы с корректностью отображения.
Как пользоваться «Автофильтром» в Excel
Вы смогли подключить фильтр к своей таблице и теперь можете распределять информацию как вам нужно. С помощью фильтра можно выстраивать порядок отображения элементов в ячейках столбца. Его использование происходит по следующей схеме:
- Нажмите в нужном столбце для фильтрации иконку в виде стрелочки в квадрате.
- Здесь откроется сам фильтр для ячейки. В нём доступны следующие настройки:
- Настройка сортировки – по алфавиту (для текста), от большего к меньшему (для чисел), от старого к новому (для дат);
- Сортировка по цветам. Применима только в тех случаях, если в тексте и/или заливке встречается цветовое обозначение;
- Фильтрация по тексту;
- Выборка отдельных элементов столбца, например, дат, имён и т.д.
- Указав нужные настройки не забудьте нажать «Ок», чтобы они окончательно применились. Для примера мы снимем галочки с некоторых фамилий, чтобы они не мешались в отчёте, оставив только одну, дабы посмотреть данные по этому человеку.
Настраиваемые фильтры
У фильтров существуют и более продвинутые настройки, которые выше были рассмотрены очень поверхностно. За более корректные настройки отвечают параметры «Текстовый фильтр», «Числовой фильтр» и «Фильтр по дате». Название будет меняться в зависимости от того, какой тип данных расположен в ячейках конкретного столбца. Если там присутствует смешанный тип данных, например, числа и текст, то более точные настройки могут быть недоступными.
Читайте также:
Расширенный фильтр в Excel — как пользоваться
Как сортировать и фильтровать данные в Excel
Умная таблица в Excel (Эксель): создание и использование
Как в Повер Поинте (PowerPoint) сделать таблицу — инструкция
Давайте рассмотрим для примера, как пользоваться данным фильтром:
- У нужного столбца нажмите по иконке в виде стрелки, чтобы перейти к настройкам его фильтра.
- В контекстном меню выберите пункт «Числовые фильтры», «Текстовые фильтры» или «Фильтры по дате» в зависимости от типов данных, расположенных в таблице.
- Появится ещё одно контекстное подменю. Здесь можно выбрать уже заданные по умолчанию настройки или поставить свои, воспользовавшись кнопкой «Настраиваемый фильтр».
- Откроется окошко пользовательского автофильтра. Тут пользователь может отфильтровать данные сразу по двум значениям. При этом доступно использование логических операторов – «и» и «или». Выберите соответствующий параметр для фильтрации.
- Здесь можно задать условия для фильтрации данных в двух строках. Всего доступны следующие параметры фильтрации:
- Равно;
- Не равно;
- Больше;
- Меньше;
- Больше или равно;
- Меньше или равно;
- Начинается с;
- Не начинается с;
- Заканчивается на;
- Не заканчивается на;
- Содержит;
- Не содержит.
- Задайте по одному из данных условий в двух блоках. Укажите применяемый логический оператор («и» или «или»).
- В строках напротив условий нужно указать сравниваемые данные. Здесь числа либо вписываются вручную, либо выбираются из существующих.
- Прописав нужные параметры нажмите кнопку «Ок», чтобы применить их.
- После применения заданных условий в таблице должны будут остаться только данные, которые соответствуют ранее указанным условиям.
Дополнительное пояснение по поводу логических операторов:
- «И» — это значит, что должны выполняться оба условия. Например, при установленных значениях «Больше» и «Больше или равно» таблица покажет только результаты, соответствующе обоим;
- «Или». В этом случае может быть выполнено только одно из заданных условий или все условия, если это допускается заданными данными.
«Автофильтр» — это очень удобный инструмент, особенно, когда нужно сортировать большой объём данных по сложным условиям с использованием различных логических операций. Чем-то он похож на стандартный фильтр, правда, если зайти в его настройки, то можно увидеть определённое преимущество перед таковым.
