Настройка автофильтра в программе MS Excel

Программа Excel разрабатывалась изначально для работы с таблицами, в том числе с таблицами, где представлено очень много разных данных. Чтобы было удобно работать с большими данными, требуется удобный фильтр для разбивки их на категории и сокрытия ненужных элементов или их выделения. Для этого разработчики программы предусмотрели функцию «Автофильтр», которая помогает отсеивать ненужные данные, оставляя только те, в которых пользователь нуждается на текущем этапе работы с документом.

В этой статье мы постараемся подробнее рассмотреть работу с «Автофильтром».

Что такое «Автофильтр» в Excel

«Автофильтр» — это один из инструментов фильтрации Excel. Его рекомендуется использовать в тех таблицах, где существуют заголовки у столбцов. Можно использовать и в таблицах иного вида, но корректность работы инструмента в таком случае не гарантирована.

Мы уже частично рассматривали эту функцию в статье, посвящённой распределению и группировке данных в программе Excel. Правда, там она была рассмотрена именно в контексте обычного фильтра.

Теперь пройдёмся по порядку по поводу работы именно с «Автофильтром».

Как включить «Автофильтр» в Excel

Чтобы начать с ним работать, вам его придётся для начала подключить. Делается это следующим образом:

  1. Для начала вам нужно открыть соответствующую таблицу в табличном редакторе MS Excel. Просто нажмите два раза левой кнопкой мыши по нужному файлу или перетащите его в рабочую область программы.
  2. Затем кликните по любой ячейке таблицы, чтобы программа её выбрала.
  3. После нажмите на кнопку «Сортировка и фильтр». Должно появится контекстное меню, откуда вы выбираете «Фильтр».

    Примечание. В новых версиях Excel может не быть кнопки «Сортировка и фильтр» в полноэкранном режиме. Вместо неё должен находится блок с соответствующим названием. Здесь и будут расположены все необходимые кнопки.

  4. Аналогичным образом можно включить «Фильтр», если переместиться в раздел «Данные», который расположен в верхней части табличного редактора. Там нужно нажать по соответствующей кнопке.
  5. Когда фильтр будут включён у заголовков столбцов таблицы должны будут появиться специальные обозначения в виде стрелок в квадратах. Однако если в таблице нет чёткого обозначения заголовков у столбцов, то могут быть проблемы с корректностью отображения.

Как пользоваться «Автофильтром» в Excel

Вы смогли подключить фильтр к своей таблице и теперь можете распределять информацию как вам нужно. С помощью фильтра можно выстраивать порядок отображения элементов в ячейках столбца. Его использование происходит по следующей схеме:

  1. Нажмите в нужном столбце для фильтрации иконку в виде стрелочки в квадрате.
  2. Здесь откроется сам фильтр для ячейки. В нём доступны следующие настройки:
    • Настройка сортировки – по алфавиту (для текста), от большего к меньшему (для чисел), от старого к новому (для дат);
    • Сортировка по цветам. Применима только в тех случаях, если в тексте и/или заливке встречается цветовое обозначение;
    • Фильтрация по тексту;
    • Выборка отдельных элементов столбца, например, дат, имён и т.д.
  3. Указав нужные настройки не забудьте нажать «Ок», чтобы они окончательно применились. Для примера мы снимем галочки с некоторых фамилий, чтобы они не мешались в отчёте, оставив только одну, дабы посмотреть данные по этому человеку.

Настраиваемые фильтры

У фильтров существуют и более продвинутые настройки, которые выше были рассмотрены очень поверхностно. За более корректные настройки отвечают параметры «Текстовый фильтр», «Числовой фильтр» и «Фильтр по дате». Название будет меняться в зависимости от того, какой тип данных расположен в ячейках конкретного столбца. Если там присутствует смешанный тип данных, например, числа и текст, то более точные настройки могут быть недоступными.

Читайте также:
Расширенный фильтр в Excel — как пользоваться
Как сортировать и фильтровать данные в Excel
Умная таблица в Excel (Эксель): создание и использование
Как в Повер Поинте (PowerPoint) сделать таблицу — инструкция

Давайте рассмотрим для примера, как пользоваться данным фильтром:

  1. У нужного столбца нажмите по иконке в виде стрелки, чтобы перейти к настройкам его фильтра.
  2. В контекстном меню выберите пункт «Числовые фильтры», «Текстовые фильтры» или «Фильтры по дате» в зависимости от типов данных, расположенных в таблице.
  3. Появится ещё одно контекстное подменю. Здесь можно выбрать уже заданные по умолчанию настройки или поставить свои, воспользовавшись кнопкой «Настраиваемый фильтр».
  4. Откроется окошко пользовательского автофильтра. Тут пользователь может отфильтровать данные сразу по двум значениям. При этом доступно использование логических операторов – «и» и «или». Выберите соответствующий параметр для фильтрации.
  5. Здесь можно задать условия для фильтрации данных в двух строках. Всего доступны следующие параметры фильтрации:
    • Равно;
    • Не равно;
    • Больше;
    • Меньше;
    • Больше или равно;
    • Меньше или равно;
    • Начинается с;
    • Не начинается с;
    • Заканчивается на;
    • Не заканчивается на;
    • Содержит;
    • Не содержит.
  6. Задайте по одному из данных условий в двух блоках. Укажите применяемый логический оператор («и» или «или»).
  7. В строках напротив условий нужно указать сравниваемые данные. Здесь числа либо вписываются вручную, либо выбираются из существующих.
  8. Прописав нужные параметры нажмите кнопку «Ок», чтобы применить их.
  9. После применения заданных условий в таблице должны будут остаться только данные, которые соответствуют ранее указанным условиям.

Дополнительное пояснение по поводу логических операторов:

  • «И» — это значит, что должны выполняться оба условия. Например, при установленных значениях «Больше» и «Больше или равно» таблица покажет только результаты, соответствующе обоим;
  • «Или». В этом случае может быть выполнено только одно из заданных условий или все условия, если это допускается заданными данными.

«Автофильтр» — это очень удобный инструмент, особенно, когда нужно сортировать большой объём данных по сложным условиям с использованием различных логических операций. Чем-то он похож на стандартный фильтр, правда, если зайти в его настройки, то можно увидеть определённое преимущество перед таковым.

Понравилась статья? Поделиться с друзьями:
Задайте вопрос или оставьте свое мнение

Нажимая на кнопку "Отправить комментарий", я даю согласие на обработку персональных данных и принимаю политику конфиденциальности.